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准则4 摒弃浮浅(17 / 18)

教授好。正在与导师“乙教授”开展个与“课题甲”类似项目。请问可以在周四您办公时间最后15分钟拜访您吗?届时可以向您更详细地介绍进展,并探讨这些是否对您当前项目有所裨益?

封邮件和第封不同,清楚地说明为什这次会面有价值,也减少收信人答复时所需要付出精力。

该贴士建议你在职业环境允许情况下,模仿教授对待电子邮件矛盾方法。为更好地帮助你,请尝试使用以下三条规则,以区分哪些信息需要回,哪些不需要。

教授电子邮件分类法(如果封电子邮件信息存在以下任何点,请不要回复):

·邮件相当含混或者存在其他问题,很难给个合理回复。

行深度思考。

流程导向电子邮件可能乍看不自然。方面,它们需要你在编写之前花更多时间来思考如何写。在这个时候,看起来好像你在电子邮件上花更多时间。但是在这个重要关口上,你要明白多花两三分钟就可以避免之后收发多余不必要信息,为你节省更多时间。

方面,流程导向信息可能显得呆板,过于技术流。当前关于电子邮件社会习惯是倾向于使用对话体语调,这与流程导向交流中通常使用系统化安排和决策树是相冲突。如果你介意这点,建议你在自己信息前加个长对话体序言。你甚至可以在信息中流程导向部分与对话体开头之间划出分割线,或者把流程导向部分标为“下步工作建议”,这样来,技术流语调就不会显得那突兀

最后要说是,忍受这些小麻烦是值得。对你收发电子邮件信息里所提出建议多花点心思,可以大大减少电子邮件对你负面影响,保护自己深度工作能力。

贴士3:不要回复

·你对这个问题或者提议不感兴趣。

·如果你回复,不会有好结果;如果你不回复,也不会有坏结果。

关于以上三点,现

作为名麻省理工毕业生,有机会同知名学者交流。在交流过程中,发现他们许多人都有个关于电子邮件使用方法,这种方法极好,用人也不多:对于收到电子邮件,他们默认反应是不予回复。

慢慢地,理解这种行为背后逻辑:他们认为使用电子邮件时,使收件人相信邮件值得读是发件人责任。如果你邮件不够有说服力并且不能充分降低教授回复邮件所需精力,那你就得不到回复。

例如,下面这封电子邮件,麻省理工名人恐怕很多都不会回复:

教授好。想有机会过来拜访您,讨论下“课题甲”。您有空吗?

回复这条信息需要很多工作(“您有空吗?”太含混,无法马上回答)。另外,这封邮件也没有试图说明这次交流是否值得教授花时间。知道这些标准,们就可以写封更有可能得到教授回复邮件:

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