里,你可能天要修改十多次计划。如果出现这种情况,不要气馁。你目标并不是竭尽全力维持既定计划,而是在时间推进中掌握工作主动权,即使是在天中,们决定也会变再变。
如果你觉得计划改变频率高得难以接受,这里有些可以增加稳定性诀窍。首先,你应该承认,你对大多数事情所需要时间是预备不足。刚开始尝试这个习惯时,很可能会厢情愿地制定计划——完美天样板。经过段时间练习,你应该尝试准确地(甚至有些保守地)预估完成任务所需要时间。
第二个诀窍就是使用备用方格。如果你不确定个既定任务需要多长时间,先初步预估需要时间,然后在下面再多安排个方格,这个方格可以有多重作用。如果这个既定任务需要更多时间才能完成,那就占用下边这个备用方格。但是如果你在预定时间内完成任务,那就把备用方格安排做其他活动(比如说些非紧急事务)。这样就可以保证在不改变日程情况下,容许不可预知事情发生。们回顾下前文用过写新闻宣传稿例子,你可能安排两个小时来写这个稿子,然后预留接下来个小时继续写,但是如果不需要额外时间,就可以去查自己电子邮箱。
建议第三个诀窍就是灵活使用这些任务方格。方格安排多些,上午方格安排时间要比预计多些。在知识工作者典型天中,很多事情会发生:预留出时间方格来处理意外事件,会让切更顺利。
在你实践这个策略之前,应该在此先回应个常见反对意见。依在推广这个日常计划中得到经验,很多人会担心这种规划要求可能十分严格,会带来麻烦。下面是摘录名叫约瑟夫读者对发表同主题博文评论:
认为您低估不确定性作用……(担心)读者使用这些观察结果时会过于严肃,以至于过度依赖(并且导致不好结果)。个人制作日程计划习惯可能会夸大计时重要性,而忽视沉浸于工作重要性,而沉浸于工作才是个活动最重要地方。
理解这种担忧,并且约瑟夫也不是第个提出这种观点人。然而幸运是,这个问题也可以轻松解决。在日常安排原则里,除经常会为探索性思考和探讨预留大块时间格之外,还时刻保持着项准则,即旦有灵光乍现,有突破性洞见,天其他日程安排就都可以暂时抛到边(当然,实在抛不到边也没有办法)。之后会坚持探究这种新洞见,直到理清其中头绪。这之后会抽身出来,重新安排天余下时间。
换言之,不仅允许日程中有突发性改变,甚至会主动寻求这种改变。约瑟夫批评是源于他对日程表误解,他认为日程表就是强迫个人严格按计划行事。然而所说日程计划核心目不是限制,而是强
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